02 Jun Controlo financeiro: 4 motivos para deixar de usar o Excel

O controlo financeiro é destacado pela grande maioria dos empreendedores como um dos maiores desafios da gestão do negócio.

À medida que a empresa cresce e alcança novos patamares, esta gestão acaba por se complicar.

Assim, os controlos que antes eram feitos através dos extratos bancários passam a ser migrados para o Excel ou outras ferramentas.

Estes são os meios mais utilizados pela maioria dos empreendedores, principalmente por conseguirem fazer vários tipos de operações de forma simples.

Desde a gestão de pagamentos, planeamento de contabilidade, financeiro e tributário, até ao controlo do stock, registo de clientes e tantas outras funcionalidades.

Porém, estes recursos muitas vezes deixam a desejar. Afinal, não se comparam aos softwares de gestão disponíveis atualmente.

Mesmo com a utilização do no-break, de um servidor qualificado e a aplicação de backups constantes, a segurança não está garantida.

Ainda existe a possibilidade de perder todos os dados com uma falha do sistema operacional ou qualquer outro tipo de problema comum nos computadores.

Um dos pontos mais negativos é a falta de proteção caso aconteça alguma falha com o dispositivo que usa, quer seja física ou de software. No pior dos cenários, pode mesmo perder tudo!

Se está a tentar melhorar a gestão das finanças da sua empresa este artigo é para si! Vamos ajudá-lo nesta complicada tarefa.

Controlo financeiro: O Excel exige muito conhecimento e demasiado tempo

Primeiramente, não podemos dizer que o Excel é ineficiente para fazer o controlo financeiro.

Afinal, consegue organizar dados e usar ferramentas gráficas para apresentá-las de maneira visual. Nas versões mais recentes até consegue hospedar na nuvem e permitir o trabalho compartilhado.

Entretanto, para utilizar a ferramenta de forma eficiente é necessário muito conhecimento porque as funcionalidades não são intuitivas, o que dificulta a utilização.

Outro ponto importante é que funcionam a partir de fórmulas e, caso não seja um especialista do setor financeiro, este pode ser um grande obstáculo para fazer uma gestão financeira eficiente.

Além de conhecimento, é necessário muito tempo para organizar dados e, acima de tudo, inserir dados.

Isto porque o controlo dos registos, movimentos e análises precisam de ser feitas e atualizadas manualmente.

Portanto, este processo exige muito tempo, compromete a produtividade e, pode ainda, abrir espaço para mais falhas.

Sendo assim, a utilização de um software de gestão é, sem dúvidas, a melhor solução para o seu negócio.

4 motivos para dizer adeus definitivamente ao Excel

Como já percebeu, não há sistema mais eficiente e completo do que os softwares de gestão para fazer o controlo financeiro.

Isso porque o sistema de gestão integrado é construído para ser operado de maneira intuitiva e descomplicada.

Tem como objetivo ser um programa fácil de trabalhar por qualquer pessoa, independentemente das experiências tecnológicas.

Nesse sentindo, listamos 4 motivos para abandonar o Excel e adquirir um software de gestão para o controlo financeiro da empresa.

1 – Facilidade de operação

A primeira razão para abandonar o Excel e usar um software é a facilidade de operação.

O Excel, comumente utilizado nas empresas, exige que o profissional tenha um certo conhecimento e experiência para conseguir lidar com o grande número de funções disponíveis.

Portanto, além de consumir muito tempo, ainda acaba por ser necessário acompanhar as mudanças para conseguir realizar todas as operações necessárias.

2 – Atualização de dados e melhorias

Atualizar o documento de controlo financeiro no Excel é um processo que deve ser realizado periodicamente, pelo menos uma vez por mês.

É um trabalho demorado, maçador e que necessita de uma atenção imensa do profissional que o executará.

Por isso, o processo de atualização pode comprometer o andamento das atividades e, como consequência, as tomadas de decisões.

Então, é fundamental que tenha todas as informações importantes num único software, facilitando a sua análise e o planeamento de ações.

Adquirir um sistema de gestão integrada na sua empresa pode solucionar este tipo de problemas.

3 – Integração com outras ferramentas

Na gestão empresarial, é comum encontrarmos documentos que necessitam de atualizações diárias por vários setores ou vários profissionais diferentes da empresa.

Logo, é necessário haver uma partilha constante, o que traz um risco de perda de alguns dados.

E vale lembrar que, para atualizar informações eletronicamente no Excel, é preciso baixá-las num computador para, depois, poder alterar e incluir novos dados.

Já em sistemas de gestão online, esta atualização e inserção de dados é realizada em tempo real. Ou seja, evita a necessidade de fazer download do documento e a possível perda de dados.

4 – Maior segurança

Outro ponto importante é a falta de segurança.

Afinal, os seus dados e informações podem ser alterados a qualquer momento e por qualquer pessoa. O documento ainda pode ser corrompido ou excluído do computador por qualquer profissional, seja por um erro ou por má vontade.

Sendo assim, os softwares de gestão garantem a criptografia das informações inseridas e o seu armazenamento em cloud computing.

Portanto, se o servidor for infetado, houver um pico de energia ou, até mesmo, o roubo dos seus equipamentos, os seus dados estarão protegidos.

Já utiliza algum software de gestão para fazer o controlo financeiro do negócio? Se ainda não, deveria considerar esta possibilidade.