23 Jun 5 dicas para evitar o retrabalho da equipa na empresa

Sabia que um dos maiores problemas da equipa de diversas empresas é o retrabalho?

Trata-se da necessidade de refazer algo que não foi feito corretamente da primeira vez.

Isto acaba por causar prejuízos relacionados com o tempo e recursos utilizados nesses processos. As causas para estes cenários são várias.

Porém as mais comuns são falta de comunicação, cronograma apertado, falta de planeamento, acompanhamento e controlo ineficiente, e tarefas feitas em cima do prazo final.

Tem problemas com o retrabalho no seu negócio? Então este artigo é para si!

De seguida iremos apresentar algumas dicas essenciais para evitar este problema e ganhar mais produtividade!

Equipa: O que é o retrabalho e como afeta a empresa?

O retrabalho é caracterizado pela necessidade de refazer uma tarefa que não teve o objetivo esperado.

Sendo assim, será preciso fazer novamente algo que já estava pronto e que deveria ter sido feito apenas uma vez. Pode até mesmo ser necessário fazer a tarefa do zero.

Esta situação também é reconhecida por outros nomes, como por exemplo recriação.

Porém, no final das contas, todos querem dizer a mesma coisa. Mas engana-se quem pensa que o retrabalho só acontece a profissionais da área de comunicação.

Negócios que lidam com a tecnologia, por exemplo, podem ter de refazer tarefas para corrigir os bugs que acontecem em sites ou aplicações novas.

Conheça as nossas dicas valiosas para se livrar definitivamente deste problema

O retrabalho da equipa impede a empresa de atingir as suas metas. Isto porque cria gastos extras com as operações e, por consequência, baixa o índice de produtividade.

Com isso, o negócio torna-se menos competitivo e tem dificuldades em responder às exigências.

Neste sentido, reunimos 5 dicas para se ver livre do retrabalho no seu negócio.

1 – Automatize os processos operacionais

Atualmente existem recursos tecnológicos capazes de substituir um trabalho manual com extrema precisão.

Além de ter mais qualidade, estas soluções são ótimas ferramentas para reduzir o tempo de execução das tarefas e, se forem programadas corretamente, podem diminuir o retrabalho.

2 – Potencialize a comunicação da equipa

Quando existem vários colaboradores a desempenhar uma tarefa é fundamental que a comunicação tenha a maior clareza possível.

Isto porque as falhas de comunicação permitem interpretações diferentes da mesma informação.

Portanto, a boa comunicação é muito importante em qualquer empresa, mesmo entre os diferentes departamentos.

3 – Estabeleça um plano e cumpra-o!

Manter e seguir um bom plano evita o retrabalho.

Assim, haverá uma visão mais clara das atividades vinculadas. Já o gestor, terá um acompanhamento mais preciso do andamento das atividades e do desempenho de todos.

O planeamento e a gestão de uma tarefa concluída também servem como parâmetros para a criação de novas tarefas.

Afinal, os erros são uma aprendizagem para todos. Além disso, podem ser utilizados para a organização de medidas preventivas.

4 – Invista na formação da equipa

Ter um conjunto de pessoas capacitadas é um dos primeiros passos para evitar o retrabalho na empresa.

Quando os colaboradores podem atender às exigências externas com alta produtividade e qualidade, as hipóteses de erro são muito menores.

Mas para isto se tornar numa realidade, todos devem ter os conhecimentos necessários para executar as tarefas.

Portanto, não deixe de investir na formação. Faça treinos e cursos regularmente para a melhoria das qualidades de todos.

5 – Perceba todos os processos do início ao fim

Alguns processos podem ser longos, contendo diversas atividades até à sua conclusão.

Nestes processos mais demorados pode ser difícil perceber o que deve ser melhorado.

Ou seja, mapear e entender o processo do início ao fim deve ser uma prioridade dentro da empresa.

Afinal, assim consegue perceber o que funciona e o que precisa de ser repensado para que o negócio atinja um novo nível de eficiência.

Ao aplicar estes conhecimentos no dia a dia da empresa, garantirá uma maior eficiência e produtividade da equipa. Consequentemente, terá menos retrabalho!